IL REPORTING: CARATTERISTICHE GENERALI
Il reporting costituisce il principale strumento del controllo di gestione: esso include tutte le informazioni economiche, finanziarie ed operative utili a valutare lo stato dell’azienda ed assume varie configurazioni in funzione delle caratteristiche aziendali, veicolando l’attenzione sugli aspetti principali del business e sulle aree ritenute critiche.
Lo scopo del sistema di reporting è la periodica e sistematica misurazione delle performance e la loro comparazione con le grandezze-obiettivo (il budget): tale confronto genera l’analisi delle variazioni che evidenzia trend e criticità attivando il processo di feedback.
I dati contenuti nel reporting devono essere precisi, controllabili e tempestivi: precisione e controllabilità derivano dalle fonti utilizzate (principalmente la contabilità generale e quella industriale); per quanto concerne la tempestività, requisito indispensabile per non togliere valore all’informazione, essa dipende dalle condizioni in cui operano l’amministrazione e gli altri reparti che forniscono i dati necessari alla elaborazione del reporting: le strutture più efficienti, dotate di sistemi di rilevazione contabile avanzati, riescono a produrre le informazioni in pochi giorni o al massimo una settimana dopo la chiusura del mese: organizzazioni meno strutturate possono impiegare più tempo, ma è comunque consigliabile non eccedere i 10-15 giorni, poiché l’elaborazione del reporting non può iniziare sino a che tutti i dati non risultano disponibili, richiedendo essa stessa almeno uno o due giorni.
Il reporting deve essere strutturato in maniera tale da fornire informazioni utili, selezionate e comprensibili a tutti i suoi destinatari: ognuno riceve infatti solo i prospetti che riguardano le unità di cui è responsabile, secondo il livello gerarchico, oppure quelli relativi alla funzione ed al livello in cui opera.
Infine, tutte le grandezze contenute nel reporting devono essere calcolate in base a regole ben determinate e costanti, e garantire la confrontabilità tra dati relativi a diverse entità o diversi periodi.
Il reporting direzionale rivolto ai vertici aziendali ha un contenuto essenzialmente economico-finanziario, ed è volto a rappresentare sinteticamente l’andamento dei principali indicatori aziendali; invece il reporting operativo, che ha come destinatari i responsabili di funzione, è più dettagliato ed è finalizzato a descrivere le condizioni di singoli reparti o funzioni
In linea di massima è buona regola non eccedere nella produzione dei report; troppi numeri possono generare confusione, specialmente nelle società in cui il controllo di gestione è di recente introduzione: la soluzione non è di “produrre meno numeri”, ma piuttosto di rappresentarli nella maniera più adatta per ciascun destinatario.
Anche la parte grafica ha la sua importanza, facilitando la comprensione immediata dei fenomeni e rendendo più agevole la lettura dei fascicoli.