IL CONTROLLO DELLE ATTIVITA’ OPERATIVE NELLE SOCIETA’ DI AUTOTRASPORTO
Le aziende di autotrasporto oggi presenti in Italia fatturano complessivamente oltre 85 miliardi di euro, rappresentando un’importantissima risorsa per l’economia nazionale.
All’interno del settore, il 90% è rappresentato da aziende di piccola o media dimensione, con una flotta inferiore a 20 automezzi.
Rispetto ad altri settori, il monitoraggio ed il controllo delle attività dell’autotrasporto richiede la conoscenza di un grandissimo numero di informazioni : la gestione operativa degli automezzi infatti comporta l’analisi delle percorrenze e delle tempistiche dei percorsi, quella dei consumi, dei costi di manutenzione nonché la conoscenza dell’utilizzo della manodopera diretta (autisti) : al fine di ottimizzare i costi operativi risulta quindi necessario definire la programmazione dei viaggi minimizzando le percorrenze a vuoto, rispettando gli orari stabiliti dai clienti pur rimanendo all’interno dei tempi di guida permessi dalla legislazione vigente.
Ciò richiede la disponibilità di dati puntuali riguardo a tempi di viaggio, percorsi, distanze, consumi di carburante, eventuali costi relativi a pedaggi e naturalmente ai tempi di lavoro degli autisti: il tutto dettagliato a livello di singolo viaggio (si consideri che un’azienda con una flotta di 10 mezzi può arrivare a svolgere mensilmente più di mille viaggi).
Fortunatamente da alcuni anni sono disponibili sul mercato – a costi ragionevoli – sistemi di rilevazione satellitare che, oltre a soddisfare le evidenti esigenze in termini localizzazione e sicurezza, consentono, grazie alla connessione con un’interfaccia OBD, la trasmissione in tempo reale di un’ampia serie di dati relativi a percorrenze, consumi, tempi di viaggio e parametri tecnici vari.
L’acquisizione in via informatica di questa mole di dati è la chiave di volta per la realizzazione di un sistematico controllo di profittabilità sui singoli viaggi, potendo arrivare a ottenere un’analisi giornaliera per tratta: disponendo di questi dati, infatti, sarà poi possibile accorparli per cliente, per giorno, per tipo di servizio, per automezzo e per autista, identificando con chiarezza i relativi margini di profitto: tutto questo, con un’analisi a livello consolidato, non avrebbe potuto mai avere evidenza.
Ciò risulta determinante ai fini della valutazione delle tariffe dei contratti in essere, soprattutto nei confronti dei grandi clienti per cui si effettuano giornalmente decine o anche centinaia di servizi.
Inoltre, nel processo di determinazione dei prezzi dei nuovi servizi, la conoscenza del margine lordo costituisce la base fondamentale per poter valutare la redditività degli stessi.
REALIZZAZIONE DEL SISTEMA DI CALCOLO DEL MARGINE OPERATIVO LORDO PER TRATTA
Per sviluppare un sistema di monitoraggio analitico delle attività di autotrasporto, sarà necessario innanzitutto dotare la flotta di un efficiente sistema di rilevazione dei dati di viaggio oltre che, naturalmente, di un apparato di rilevazione contabile adeguatamente personalizzato che fornisca i costi per centro contabile e per singolo periodo.
L’integrazione delle fonti informative (contabili, operative e gestionali) in un unico database permetterà di elaborare le informazioni e di monitorare le attività che generano fatturato, riferendo ad esse i ricavi, i costi diretti (carburante, costo degli autisti, manutenzione, pedaggi autostradali) e quelli indiretti (leasing/ammortamenti, bollo e assicurazione), arrivando ad ottenere il Margine Operativo Lordo di ogni singolo viaggio.
I sistemi informativi aziendali coinvolti risultano essere i seguenti:
– Sistema giornaliero di gestione dei servizi
– Contabilità (Fatturazione attiva e passiva)
– Sistema di Gestione Mezzi (collegato al sistema satellitare, che fornisce percorrenze, tempi di viaggio, consumi etc.)
– Sistema di Gestione Carburante (database esterno relativo all’utilizzo delle carte)
– Sistema di Gestione del Personale (database per la gestione dei cedolini, esterno o interno).
Esaminiamo singolarmente ogni tipo di costo e valutiamone la possibilità di utilizzo e calcolo a questo fine.
COSTI DIRETTI:
COSTO del CARBURANTE
Il costo del carburante può essere mediamente stimato nel il 15-20% dei costi operativi, e anche se in taluni casi tale costo viene diminuito dal recupero delle accise, esso rappresenta comunque il costo principale dopo quello del personale.
Il modo migliore per tenere sotto controllo gli acquisti di gasolio è quello di utilizzare un sistema di carte carburanti, che oggi sono piuttosto diffusi e permettono di scaricare periodicamente i resoconti differenziati per automezzo/autista, segnalando tempestivamente le eventuali transazioni anomale.
Incrociando le percorrenze e i consumi rilevati dai sistemi satellitari con gli acquisti registrati dal sistema delle carte carburanti si definiscono i consumi medi per tipologia di mezzo (trattore, motrice, furgone..) che potranno essere utilmente confrontati con i consumi standard, evidenziando eventuali scostamenti ingiustificati (i sistemi forniscono anche i dati odometrici e i livelli di carburante ad ogni rifornimento, consentendo la determinazione esatta dei consumi).
Sulla base di queste informazioni elementari appare possibile determinare in litri e in euro i consumi di carburante da imputare ad ogni singolo viaggio ai fini del calcolo del Margine Operativo Lordo.
In ogni periodo, il carburante viene valorizzato al costo medio di acquisto. L’utilizzo delle carte carburanti è possibile anche in presenza di cisterne di proprietà, purchè adeguatamente dotate di interfaccia/card reader.
COSTO del PERSONALE
Nella maggior parte dei casi gli autisti vengono utilizzati giornalmente su diverse tratte e a volte anche su mezzi diversi.
Il costo totale che va ripartito sulle linee ai fini della determinazione del MOL è il costo totale (“costo azienda”, inclusivo delle quote di 13a e di 14a e TFR) : tra i dati trasmessi dal sistema satellitare ci sono i tempi di guida per tratta, che vengono utilizzati come base di riparto per la determinazione del costo del personale.
Anche il tempo retribuito non guidato (ad es. impiegato presso un cliente in attesa del carico) va considerato nei costi di tratta.
COSTO della MANUTENZIONE
Il sistema più efficace per monitorare il costo di manutenzione per ciascun mezzo consiste nel dedicare in contabilità un singolo conto a ciascun automezzo, oppure di realizzare un apposito prospetto che registri tali costi, distinguendo tra la quota ordinaria e quella straordinaria.
Per quanto concerne la manutenzione ordinaria, risulta generalmente accettabile definire un valore chilometrico (è corretto pensare che la necessità di manutenzione relativa a usura sia proporzionale alle percorrenze); per quanto attiene invece a quella straordinaria (costi relativi a rotture, incidenti etc.) tali costi si manifestano con modalità “anomale” e generalmente indipendenti dalle condizioni dei mezzi.
Si potrà calcolare comunque anche in questo caso un valore chilometrico medio considerando gli andamenti degli anni passati, meglio se durante un periodo di almeno 5-6 anni, in modo da “annacquare” l’effetto di eventuali annate sfavorevoli.
COSTO dei PEDAGGI AUTOSTRADALI
Questi costi risultano specifici di determinate tratte e come tali vanno imputati.
Essendo anche questi oneri gestibili con apposite carte (a volte anche con le stesse carte utilizzate per l’acquisto di carburanti) si potrà disporre alla fine di ogni mese di appositi resoconti dettagliati per targa (e quindi per mezzo), da ricondurre al singolo viaggio/tratta.
Lo stesso discorso vale per il costo dei transiti ai valichi e per i traghetti.
COSTI INDIRETTI:
COSTO dei LEASING
I canoni mensili dei contratti di leasing riconducibili agli automezzi operativi sono contabilmente dettagliati e normalmente uguali per tutto il periodo del contratto (generalmente fino a 60 mesi).
Qualora la società di leasing fatturi periodicamente anche una quota relativa a servizi accessori, va imputata al calcolo del MOL la sola quota relativa all’acquisto del mezzo.
Il costo mensile del leasing di ciascun mezzo va proporzionato ai km totali percorsi (quindi includendo anche i km “a vuoto” non tassati).
AMMORTAMENTI
In maniera del tutto analoga anche l’ammortamento, pur non essendo un costo monetario, va ripartito sui mezzi di proprietà proporzionalmente alle percorrenze mensili.
BOLLO e ASSICURAZIONE
Si tratta evidentemente di costi monetari (cioè che comportano un esborso annuale o più esborsi infra-annuali) ed anche loro – come i precedenti – hanno la natura di costo fisso (vengono sostenuti anche se i mezzi rimangono fermi).
Il totale dei costi di ciascuna tipologia elencata potrà essere successivamente imputato ad ogni specifica tratta sulla base di valori medi, utilizzando come basi di riparto il totale dei chilometri, quello delle ore lavorate dagli autisti etc..