IL CONTROLLO DEI COSTI DI COMMESSA
Produrre su commessa significa realizzare prodotti unici, disegnati in base alle caratteristiche fornite dal cliente.
In questa tipologia di produzione la valutazione dei costi preventivi, la marginalità ed il monitoraggio dei costi consuntivi assumono importanza cruciale: l’attività di produzione deve essere supportata da un adeguato sistema di rilevazione dei costi collegati ad ogni singola commessa, ed ogni commessa va monitorata in corso d’opera sino alla sua conclusione.
Il processo di produzione su commessa si articola su quattro fasi, ciascuna delle quali presenta costi caratteristici:
PROGETTAZIONE: i costi di progettazione sono principalmente costituiti dal personale tecnico e possono essere calcolati registrando le ore dedicate alla commessa dai dipendenti tramite apposita modulistica, valorizzando poi le ore in base alla tariffa oraria.
PREVENTIVAZIONE: il progetto specifica qualità e quantità delle materie prime, elenca le lavorazioni necessarie evidenziando quelle da affidare esternamente ed indica il fabbisogno di manodopera per quelle da svolgere internamente.
Il costo delle materie prime viene calcolato dall’ufficio acquisti considerando le quantità indicate nel progetto (inclusi gli scarti) e le specifiche dei materiali richiesti;
Il costo delle lavorazioni esterne deriva da appositi preventivi richiesti a fornitori specializzati;
Il costo della manodopera interna viene determinato valorizzando le ore previste in base ai costi medi standard.
Altri costi quali i consumi elettrici, i costi di trasporto e le quote di ammortamento e manutenzione dei macchinari dedicati andranno stimati in maniera prudente.
La preventivazione dei costi di produzione deve inoltre fare riferimento a determinate condizioni di efficienza produttiva, che determinano l’entità degli scarti dei materiali e la quantità totale di manodopera utilizzata.
Il prezzo della commessa comprende quindi tutti questi costi ed il margine di profitto desiderato.
REALIZZAZIONE: quando il cliente approva il preventivo si inizia la fase di realizzazione della commessa, in cui bisogna annotare con precisione le quantità di materie prime effettivamente utilizzate, il numero di addetti alla produzione impiegati e le relative ore, i materiali di consumo e tutti gli altri costi sostenuti.
Le informazioni relative ai costi vanno registrate giornalmente in un sistema integrato di produzione, che accolga tempestivamente i valori provenienti da contabilità generale, contabilità industriale, dalla funzione acquisti e dal magazzino.
CONSUNTIVAZIONE: Il processo di consuntivazione dei dati è rivolto ad accertare l’effettiva redditività della commessa.
I dati raccolti nella fase precedente sono oggetto di analisi continua in modo da rendere disponibile in ogni momento la valutazione dello stato di avanzamento della commessa (normalmente la fatturazione al cliente è prevista al raggiungimento di determinate percentuali di completamento) e soprattutto consentire la valutazione del margine di commessa.
Variazioni peggiorative nell’utilizzo delle materie prime e nell’efficienza del processo determinano una diminuzione del margine atteso e vanno immediatamente identificate ed eliminate.
Il calcolo della marginalità considera i ricavi già conseguiti e quelli previsti, assieme ai costi determinati come sopra: naturalmente la stima dei costi ancora da sostenere, a fronte di variazioni significative, andrà prudentemente aggiornata di conseguenza.
Va infine considerata anche la puntualità nella realizzazione della commessa, poiché molti contratti prevedono penali a carico dell’esecutore se la commessa non risulta disponibile ad una certa data.