IL SISTEMA DI BUDGET E REPORTING
Il sistema di budget e reporting è il cuore del controllo di gestione e si compone di una serie di conti economici, prospetti e tabelle che illustrano gli andamenti aziendali di periodo e progressivi della società e delle sue parti ideali.
Tutta l’analisi si basa sulla comparazione dei valori consuntivi rispetto ai valori del budget, siano essi valori economico-finanziari, quantitativi oppure indici: il processo è finalizzato all’evidenziazione delle differenze tra la gestione programmata e quella consuntiva, e l’analisi delle variazioni è il motore che determina le azioni necessarie al conseguimento degli obiettivi.
In sede di progettazione si definiscono i livelli e le viste con cui si analizzeranno i dati: queste devono risultare compatibili con la struttura della contabilità analitica e industriale.
Il documento più comune è il conto economico scalare, che esponendo progressivamente ricavi e costi permette di apprezzare i risultati parziali imputabili alle differenti aree aziendali, oltre ad evidenziare, a livello di prodotto, i rispettivi margini di contribuzione.
La struttura dei prospetti di conto economico dovrebbe includere, per ogni oggetto di analisi (società, divisione, linea prodotto, funzione, mercato..) una sezione dedicata ai dati di periodo (normalmente il mese) ed una dedicata al progressivo, cioè al periodo da inizio esercizio sino alla chiusura più recente: i saldi contabili sono aggregati (per natura o destinazione) in variabili che possono essere diversamente configurate in funzione della tipologia e delle caratteristiche della singola azienda; si possono prevedere più livelli di variabili in modo da presentare il conto economico con differenti gradi di sintesi.
L’andamento dei ricavi e dei margini sono i dati su cui si concentra normalmente il maggior interesse del management: essi vanno però letti assieme a tutti gli altri dati che ne sono motivo e conseguenza: le informazioni del sistema di controllo sono infatti una sorta di mosaico in cui ogni tessera si “incastra” nelle altre.
L’analisi dei delta (sia a valore assoluto che in percentuale) va eseguita innanzitutto verso il budget, che rappresenta la stima più recente, ma anche verso l’esercizio precedente, che costituisce un riferimento reale, sia pure conseguito in momenti e condizioni potenzialmente diverse; deve inoltre essere effettuata a livello analitico al fine di mettere in luce anche le variazioni elementari che, compensandosi parzialmente o totalmente, possono non risultare evidenti a livello aggregato .
Un sistema di budget e reporting ben strutturato consente sia l’analisi societaria a diversi livelli che quella per mercato, canale di vendita e area, in modo da produrre un documento per ciascun responsabile assolvendo così alla funzione di responsabilizzazione del management.
Il reporting, oltre ad essere condiviso in accordo al livello gerarchico e funzionale, deve essere periodicamente oggetto di apposite riunioni con tutti i responsabili, con l’obiettivo di motivare gli scostamenti intervenuti e di mettere a punto le opportune strategie per eliminare quelli negativi, in un’ottica di miglioramento continuo.
I dati consuntivi, assieme alle altre informazioni con contenuto economico divenute nel frattempo disponibili, costituiscono poi la base su cui proiettare gli andamenti: l’elaborazione periodica del Forecast, anticipando i risultati di fine esercizio, permette di valutare l’impatto complessivo delle variazioni economiche manifestatesi ed eventualmente di mettere a punto dei piani di azione che possano correggere le tendenze peggiorative.