I PIANI DI AZIONE
L’analisi delle variazioni del sistema di budget e reporting è lo strumento che evidenzia gli andamenti migliorativi o peggiorativi della gestione corrente rispetto agli obiettivi.
I risultati che ne derivano identificano buone performances oppure criticità: queste ultime diventano l’oggetto di piani di azione destinati ad eliminare lo scostamento negativo e, se possibile, a raggiungere integralmente i target previsti dal budget.
Gli scostamenti positivi (i maggiori ricavi o i minori costi) sono sempre benvenuti, ma è comunque utile conoscerne causa e misura per continuare a sfruttare al massimo le circostanze favorevoli che li hanno determinati (mercati, costi, prezzi, produttività etc.).
Gli scostamenti negativi (minori ricavi o maggiori costi) vanno identificati sul nascere ed analizzati con attenzione, prima che possano assumere dimensioni rilevanti o peggio diventare incontrollabili: è fondamentale capire i motivi che li hanno generati e cercare una soluzione che ne contrasti l’effetto.
A volte accade che i costi possano presentare variazioni che risultano essere apparenti e non sostanziali, come ad esempio nel caso dell’anticipazione di un progetto che era stato programmato per i mesi successivi: in questo caso andranno monitorati i costi totali tenendo comunque in evidenza gli scostamenti mensili e quelli progressivi fino al termine dell’esercizio.
Allo stesso modo un ottimistico calcolo nella produttività degli impianti può determinare una variazione negativa nei costi di produzione: in questo caso si dovrà prestare attenzione all’evoluzione dello scostamento misurandolo periodicamente per verificare che non peggiori, ed eventualmente provvedere a determinare con maggior attenzione gli standard di produzione.
Un piano di azione ben strutturato si articola in diversi punti, ognuno dei quali è dedicato ad un’attività tra quelle che si ritiene necessario attuare al fine di ricondurre la gestione verso gli obiettivi originari.
Per ogni singola attività del piano è necessario individuare il responsabile e la funzione aziendale interessata: normalmente si tratta del capo del reparto a cui è imputabile lo scostamento negativo, ma potrebbero essere coinvolte anche altre persone e funzioni: ad esempio. uno scostamento motivato dall’aumento dei prezzi di una materia prima impiegata nel ciclo di produzione potrebbe essere affrontato riducendo gli scarti tecnici, ricercando nuovi fornitori oppure valutando l’impiego di materiali alternativi: in questo caso verrebbero coinvolti il direttore di produzione, il responsabile degli approvvigionamenti ed il reparto tecnico, che formerebbero un team dedicato.
L’azione correttiva va ben pianificata, specificando inizio e fasi di sviluppo delle singole attività e valutando il momento in cui si concretizzeranno gli effetti delle azioni sui conti: qualora una o più attività si sviluppino su più mesi, per essere certi che il processo proceda senza ritardi sarà utile definire dei traguardi intermedi.
Il piano di azione cosi determinato andrà poi sottoposto ad un rigoroso e periodico monitoraggio: dovrebbe essere incluso negli argomenti di discussione delle riunioni di reporting di tutti i periodi successivi, fino alla completa eliminazione della criticità.