IL SISTEMA INFORMATIVO DEL PERSONALE
Il costo del personale, che molto spesso rappresenta una porzione rilevante dei costi d’impresa, è uno dei principali oggetti di analisi del controllo di gestione: per poterlo controllare efficacemente pianificando utilizzi, assunzioni, sostituzioni e percorsi di carriera è necessario raccogliere dati ed elaborare indicatori dedicati al monitoraggio di ogni area delle risorse umane (produttività, costi, turnover, assenteismo, formazione…).
L’esigenza di disporre di un insieme di dati organizzati sul personale riguarda sia i grandi gruppi che le PMI: tutti infatti necessitano di informazioni dettagliate a supporto dei processi decisionali in questo ambito, e le indicazioni del sistema informativo, misurando qualità e quantità delle prestazioni lavorative di operai, impiegati, quadri, e managers, consentono di ottimizzare le scelte relative ad entità e composizione dell’organico, tipologie di collaborazione, tempi delle assunzioni etc.
l sistema informativo del personale costituisce quindi un elemento indispensabile non solo alla direzione del personale, ma anche a molti altri reparti quali ad esempio la produzione, al fine di assicurare un processo efficiente e coerente con i piani di sviluppo aziendali.
Il fattore di produzione personale influenza pesantemente l’efficienza dei processi, la qualità dei prodotti, i costi delle retribuzioni e della formazione; un clima aziendale negativo invece ostacola la collaborazione tra dipendenti e tra reparti ed è causa di un elevato tasso di sostituzione degli addetti.
Le aree più comunemente monitorate sono quelle relative a presenze, costi ed efficienza.
ASSENTEISMO
I dati relativi all’assenteismo sono indispensabili per una corretta programmazione della produzione: il fenomeno è sintomatico del clima aziendale, essendo il segnale di rapporti difficili tra addetto e azienda; va quindi analizzato per capirne le cause e ricondurlo a livelli accettabili.
I dati vanno registrati in ore o giorni e rapportati con le ore/giorni lavorativi disponibili: sono raccolti individualmente e quindi riaggregati per periodo, settore, causa dell’assenza, categoria di personale, sesso etc.: tra le riaggregazioni più significative ricordiamo quelle per classi di età, qualifica, posizione di lavoro, classe retributiva e di anzianità aziendale.
Gli indicatori che ne scaturiscono misurano il fenomeno nei seguenti modi:
- TASSO DI ASSENTEISMO GENERALE: giornate perdute/giornate lavorative disponibili oppure numero di addetti assenti/numero di addetti totali
- FREQUENZA: numero di addetti assenti/organico medio)
- DURATA: totale giorni di assenza/numero di casi di assenza
Anche altri fattori quali classi di età, stato familiare, settore aziendale di impiego, periodo dell’anno/mese/settimana in cui l’assenteismo si manifesta possono fornire utili indicazioni.
TURNOVER
Il tasso di turnover è un altro indicatore fondamentale per valutare la politica delle risorse umane.
Il turnover è un costo poiché determina la necessità di ripetere le attività di selezione, inserimento e formazione: un alto tasso di turnover può essere determinato da politiche aziendali inadatte dal punto di vista dei processi di selezione, politica delle retribuzioni, piani di carriera e organizzazione del lavoro, che generano insoddisfazione e incentivano la ricerca di un nuovo posto di lavoro. A questo fine sarà utile analizzare il mercato del lavoro in generale e soprattutto le politiche del personale della concorrenza, in modo da identificare gli aspetti che vanno migliorati.
L’analisi di questi dati serve inoltre a prevedere i flussi in entrata e in uscita ed a programmare i piani di assunzione e di formazione.
I principali indicatori sono i seguenti:
- TURNOVER COMPLESSIVO: addetti entrati + addetti usciti nel periodo/organico medio del periodo
- TURNOVER POSITIVO: addetti entrati nel periodo/organico inizio periodo
- TURNOVER NEGATIVO: addetti usciti nel periodo/organico inizio periodo
- TURNOVER NUOVI ASSUNTI: nuovi assunti usciti nel periodo/nuovi assunti nel periodo
- ANZIANITÀ MEDIA per categoria di addetti
COSTO DEL PERSONALE
Assieme ai costi inclusi nelle retribuzioni vanno considerati altri componenti che sono direttamente riferibili al costo del personale, quali i costi delle attività di selezione e di formazione ed il costo dei fringe benefits.
L’analisi dei costi retributivi complessivi serve a calcolare alcuni indici tra cui:
- COSTO MEDIO DEL PERSONALE dettagliato per mansione, livello, reparto
- COSTO MEDIO TOTALE: costo complessivo annuo/organico medio
- TASSO DI INCREMENTO ANNUO: (costo totale anno x/costo totale anno x-1
- COSTO ORARIO: costo totale annuo/ore lavorate
- INCIDENZA SUI RICAVI: costo complessivo del personale/fatturato
PRODUTTIVITÀ
La rilevazione dell’efficienza del fattore lavoro riveste un ruolo fondamentale nei contesti produttivi.
Indicatori principali:
- FATTURATO PER ADDETTO: fatturato/organico medio,
- MARGINE LORDO PER ADDETTO: margine lordo/organico medio;
- PRODUTTIVITÀ ORARIA: unità prodotte/ore lavorate.
Altri indicatori specifici possono essere costruiti ad hoc; ad esempio può’ risultare utile indagare la composizione dell’organico per categorie e per tipologia contrattuale:
- IMPIEGATI/OPERAI
- DIRIGENTI/ADDETTI TOTALI
- ADDETTI DIRETTI/INDIRETTI
Rapportando i costi totali per categoria alle presenze calcolate per FTE (Full Time Equivalent) si possono ottenere ulteriori significative indicazioni.