IL SISTEMA DI REPORTING E LA PIANIFICAZIONE

Il sistema di reporting rappresenta il principale strumento di analisi per il monitoraggio degli andamenti aziendali.
La verifica periodica dei risultati conseguiti rispetto al budget consente infatti di identificare tempestivamente le aree bisognose di intervento e di predisporre le necessarie azioni correttive,
in modo da non pregiudicare il conseguimento degli obiettivi fissati dal budget.

Un sistema completo integra dati contabili e quantitativi e li elabora in accordo a procedure definite e costanti nel tempo, certificandone correttezza, comparabilità ed unicità.
Il reporting deve articolarsi su piu’ livelli ed indagare la dimensione economica, finanziaria e patrimoniale, fornendo cosi’ un quadro di insieme : base della piattaforma è la contabilità generale,
opportunamente articolata su centri di costo ed integrata da fonti extra-contabili relative a produzione, vendite, personale etc.

Normalmente l’attenzione privilegia gli aspetti economici, prevedendo l’elaborazione mensile dei conti dei profitti e delle perdite e dei principali KPI’s, e quella trimestrale o semestrale
delle variazioni patrimoniali e del rendiconto finanziario.

La reportistica, disponibile anche in formato elettronico, potrà alimentare un database aziendale a disposizione di managers e quadri ed essere utilizzata per successive elaborazioni e proiezioni :
la distribuzione e l’accesso al database potranno naturalmente essere segmentati in funzione dei livelli gerarchici e delle responsabilità, secondo modalità ed autorizzazioni definite dal cliente.

L’attività di pianificazione riveste non minore importanza, definendo gli obiettivi di breve, medio e lungo termine, e va disegnata in funzione degli scenari operativi aziendali.
A fianco quindi del budget annuale – e delle sue eventuali rielaborazioni – anche i piani pluriennali e l’attività di forecasting risultano necessari per una corretta gestione delle decisioni.

IL REPORTING CONSUNTIVO
Si compone essenzialmente di una serie di conti economici ed illustra i trend mensili e progressivi della società e delle sue parti ideali (divisioni, filiali, centri di costo).
Viene corredato da una serie di informazioni di dettaglio relative alle principali categorie di costo e ricavo.

in particolare :

Gli andamenti economici sono confrontati con le grandezze previste in sede di budget e con quelle dell’anno precedente, in modo da verificare i risultati rispetto a quanto pianificato e rispetto
all’esercizio precedente, evidenziando progressi e deficit.
L’analisi dettagliata del fatturato e delle principali categorie di costo integrano significativamente le informazioni dei conti economici.

La profittabilità di divisioni, canali di vendita e di singoli prodotti e/o clienti è monitorata predisponendo conti economici dedicati, mediante la specifica rilevazione del fatturato, dei componenti
diretti di costo e la relativa imputazione delle quote di costi fissi.

L’analisi periodica delle variazioni (Variance analysis) misura i trend della gestione, identificando sul nascere eventuali criticità che andranno indagate con analisi ad hoc.
La definizione di un’azione di feedback – la cui efficacia va monitorata mensilmente – consente di gestire il problema sino alla sua eliminazione.

I dati consuntivi, assieme alle altre informazioni con contenuto economico divenute nel frattempo disponibili (costi, prezzi etc.), costituiscono la base su cui proiettare gli andamenti.
L’elaborazione periodica del Forecast anticipa i risultati di fine periodo permettendo di valutare a livello societario l’impatto complessivo delle singole variazioni economiche manifestatesi,
in tempo utile per correggere eventuali tendenze peggiorative.

Gli aspetti finanziari sono indagati da un apposito rendiconto che illustra il grado di solidità e di indipendenza dell’impresa nei confronti degli intermediari finanziari e delle terze economie,
determinando il fabbisogno periodico e le possibili ipotesi alternative di finanziamento delle operazioni.

L’analisi delle variazioni patrimoniali testimonia invece la trasformazione dei rapporti patrimoniali in dipendenza dagli eventi economico-finanziari .

L’analisi di bilancio per indici fornisce importanti informazioni sintetiche quali ROI, ROE, ROS, EBITDA etc..

In aggiunta agli strumenti precedentemente elencati, i KPI’s (Key Performance Indicators) consentono di valutare sinteticamente la misura della performance conseguita.
Gli indicatori possono essere costruiti in relazione a qualsiasi specifico aspetto operativo e riguardare, ad esempio, l’efficienza, la saturazione degli impianti, la produttività etc.

IL BUDGET
Il budget rappresenta il principale strumento di programmazione e di guida per tutti i livelli e reparti.
Va redatto ogni anno e puo’ essere aggiornato (“Revised budget”) in occasione di rilevanti variazioni eventualmente intervenute a livello operativo, finanziario o di mercato.
Fissa gli obiettivi principali e costituisce elemento di confronto per la misurazione dei risultati consuntivi : possiede quindi il medesimo livello di dettaglio del reporting e considera le medesime
grandezze economiche, finanziarie e quantitative.
Esprimendo le potenzialità dell’impresa, il budget costituisce anche un importante mezzo di comunicazione, migliorando il processo di responsabilizzazione di managers e quadri
orientandoli al risultato di squadra e favorendo una maggiore integrazione tra i reparti.
Viene elaborato con la partecipazione dei responsabili di area ed è soggetto all’analisi ed all’approvazione della direzione e/o della controllante.

IL PIANO PLURIENNALE
Particolari condizioni possono richiedere di integrare il budget in un piano pluriennale che descriva gli andamenti attesi per un periodo piu lungo (solitamente da 3 a 5 anni).
Attività fondamentale in caso di start-up, ma anche a fronte di importanti trasformazioni nei mercati/prodotti, verifica la sostenibilità economico/finanziaria delle nuove iniziative o dei nuovi progetti.
Il piano pluriennale puo’ essere continuamente aggiornato in funzione delle variazioni attese nei costi/prezzi ; è altresi’ possibile predisporre diverse opzioni
(ad es. una ottimistica, una mediana ed una pessimistica) in cui alcuni degli input principali vengono valorizzati diversamente, dando cosi’ vita a piu’ scenari.

IL FORECAST
Prevedere i risultati di fine periodo è importante quanto conoscere tempestivamente quelli conseguiti.
L’analisi delle variazioni applicata al forecast puo’ evidenziare la necessità di cambiare strategie per garantire comunque il conseguimento degli obiettivi annuali.

IL ROLLING BUDGET
Alcune imprese considerano utile avere a disposizione un orizzonte previsionale costantemente pari a 12 mesi.
In questo tipo di elaborazione, ad ogni mese trascorso la originaria previsione di budget viene aggiornata aggiungendo un periodo di pari durata.
Si ha quindi sempre a disposizione uno scenario prospettico di 12 mesi, potendo orientare le scelte in base a piani di lunghezza adeguata invece che, nell’ultima parte dell’anno, di soli pochi mesi.
Cio’ puo’ rivelarsi particolarmente utile in assenza di un piano pluriennale.

Controllopmi – consulenza direzionale      P. IVA 10893680966        www.controllopmi.it        email : info@controllopmi.it   mobile: 351/ 993-8511 – Privacy Policy